Ihr eigenes CRM statt Miet-Lizenz
Wenn Sie ein eigenes CRM entwickeln lassen wollen, geht es meist um zwei Dinge: Die Lizenzkosten eines gemieteten Systems wachsen mit jedem neuen Mitarbeiter, und Ihre Kundendaten liegen auf den Servern eines fremden Anbieters. Ein gemietetes CRM wie HubSpot oder Salesforce ist am Anfang bequem, weil sofort startklar, aber Sie zahlen dauerhaft pro Nutzer und passen Ihre Abläufe an ein Standardprodukt an, nicht umgekehrt. Wir bauen Ihnen stattdessen ein CRM, das in Ihrer eigenen Infrastruktur läuft, um Ihre tatsächlichen Abläufe herum gestaltet ist und einmalig aufgebaut statt dauerhaft gemietet wird. Ihre Kundendaten bleiben dabei vollständig in Ihrer Hand, DSGVO-konform auf europäischen Servern, und lassen sich später direkt mit einem KI-Agenten verbinden.
Für wen ist das gedacht?
- Ihr CRM-Anbieter erhöht die Kosten, sobald ein weiterer Mitarbeiter Zugriff braucht.
- Ihr Team biegt sich Felder und Prozesse eines Standard-CRM zurecht, statt dass das System zu Ihrer Arbeitsweise passt.
- Sie wollen Kundendaten nicht dauerhaft auf den Servern eines US-Anbieters liegen haben.
- Sie bauen strukturiertes Firmenwissen auf und wollen, dass Kundendaten von Anfang an in einem System liegen, das sich später mit einem KI-Agenten verbinden lässt.
- Sie verwalten Kundenanfragen noch in Excel-Listen oder E-Mail-Postfächern, weil ein Standard-CRM für Ihre Prozesse zu starr oder gemessen am Nutzen zu teuer wirkt.
- Sie arbeiten in einer Branche mit besonderen Anforderungen an Kundendaten, etwa Beratung, Immobilien oder Handwerk, und ein Standard-CRM bildet Ihre Fälle, Mandate oder Termine nicht sauber ab.
Was Sie erhalten
Ein CRM, das Ihnen gehört
Kontakte, Anfragen und Verlauf liegen in einer Datenbank, die Teil Ihrer eigenen Infrastruktur ist, nicht in einem gemieteten SaaS-Konto. Sie können die Daten jederzeit exportieren oder das System an einen anderen Anbieter übergeben.
Felder und Abläufe nach Ihrem Betrieb
Das System wird um die Prozesse gebaut, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich gelebt werden, statt umgekehrt Ihre Abläufe an ein Standardprodukt anzupassen. Ansichten und Pflichtfelder richten sich nach dem, was Ihr Team wirklich braucht.
Keine Kosten pro Nutzer
Ob drei oder dreißig Personen im Team Zugriff haben, ändert nichts an der Rechnung, weil es keine Lizenzgebühr pro Person gibt. Neue Mitarbeitende bekommen einfach einen Zugang, ohne dass ein Vertrag neu verhandelt werden muss.
Volle Datenhoheit
Ihre Kundendaten liegen auf europäischen Servern, DSGVO-konform, und lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Sie legen selbst fest, wer intern und extern auf welche Daten Zugriff hat.
Anschlussfähig für Agenten
Das CRM ist so aufgebaut, dass sich später ein KI-Agent direkt auf die Daten stützen kann, etwa für Anfragen-Triage, Follow-ups oder eine automatische Terminvereinbarung. Sie müssen das System dafür nicht ablösen oder migrieren.
Erweiterbar ohne neue Lizenzverhandlung
Ein zusätzliches Feld, ein neues Modul oder eine Automatisierung lässt sich ergänzen, ohne mit einem Anbieter über einen teureren Tarif zu verhandeln. Erweiterungen sind Entwicklungsarbeit an Ihrem eigenen System, keine Freischaltung eines höheren Pakets.
Wie der Ablauf funktioniert
Prozessaufnahme
Wir schauen uns an, wie Ihr Team heute mit Kundendaten arbeitet, welches System im Einsatz ist und was übernommen werden muss. Dabei klären wir auch, welche Automatisierungen oder Anbindungen, etwa an die Website, später sinnvoll sind.
Aufbau
Das CRM wird um Ihre Felder, Abläufe und Rollen herum entwickelt, nicht um die Vorgaben eines Standardprodukts. Rechte und Ansichten richten sich danach, wer in Ihrem Team welche Daten tatsächlich braucht.
Datenübernahme
Bestehende Kontakte und Verlaufsdaten werden aus dem bisherigen System oder aus Excel-Listen übernommen, sodass nichts verloren geht. Wir prüfen die übernommenen Daten gemeinsam mit Ihnen, bevor das neue System produktiv geht.
Übergabe und Einschulung
Ihr Team erhält Zugriff und eine Einschulung auf die tatsächlichen Abläufe, nicht nur auf die Software. Dazu eine klare Regelung, wie das System laufend betreut wird, falls Sie diesen Teil bei uns belassen wollen.
Preisgestaltung
Der Aufbau des CRM wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als Fixpreis festgelegt, abhängig von Umfang und Komplexität der Abläufe. Danach fällt lediglich der laufende Betrieb an, etwa Hosting und Wartung, unabhängig davon, wie viele Personen in Ihrem Team Zugriff haben. Über mehrere Jahre gerechnet liegt ein einmaliger Aufbau häufig unter der Summe, die sich aus Lizenzgebühren pro Nutzer und Jahr bei einem gemieteten CRM ansammelt.
Konkrete Beträge stimmen wir im unverbindlichen Erstgespräch ab. Alle Preise exkl. USt., ein Teil oft förderfähig über KMU.DIGITAL.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zum eigenen CRM
Der Preis richtet sich nach Umfang und Komplexität Ihrer Abläufe, etwa wie viele Rollen, Felder und Automatisierungen gebraucht werden, nicht nach einer Pauschale von der Stange. Nach einem kurzen Discovery-Gespräch legen wir einen Fixpreis für den Aufbau fest, danach fällt nur noch der laufende Betrieb an, unabhängig davon, wie viele Personen Zugriff haben. Über mehrere Jahre gerechnet liegt ein einmaliger Aufbau häufig unter der Summe, die sich aus Lizenzgebühren pro Nutzer und Jahr bei einem gemieteten CRM ansammelt. Die konkrete Zahl besprechen wir im unverbindlichen Erstgespräch, ein Teil davon ist über KMU.DIGITAL oft bis zu 50% förderfähig.
Ein etabliertes Produkt bringt ein breites Ökosystem und sofortiges Onboarding mit. Ein eigenes CRM braucht jemanden, der es betreut, deshalb bleiben wir für Hosting und Wartung an Bord, sofern Sie das nicht selbst übernehmen wollen. In beiden Fällen gehört Ihnen der Code, Sie sind also nie an genau uns gebunden.
Ja. Wir überführen Ihre bestehenden Kontakte und Verläufe im Rahmen des Aufbaus in das neue System, sodass nichts verloren geht.
Ja. Es gibt keine Lizenzgebühr pro Nutzer, zusätzliche Personen ändern also nichts an der Rechnung, und das System ist darauf ausgelegt, erweitert zu werden statt an eine Grenze zu stoßen.
Wir können das im Rahmen einer laufenden Betreuung ergänzen, oder den Code an ein anderes Entwicklungsteam übergeben. In beiden Fällen bleibt es Ihr System, das sich weiterentwickeln lässt.
Ja, und oft unkomplizierter als bei einem US-Anbieter, weil Sie genau festlegen, wo die Daten liegen und welche Subunternehmer darauf zugreifen, statt sich auf die Compliance-Seite eines Anbieters zu verlassen.
Die Website ist Ihr öffentlicher Auftritt, das CRM ist das interne System, in dem Kundendaten, Anfragen und Verlauf verwaltet werden, meist nicht öffentlich zugänglich. Beide lassen sich technisch verbinden, etwa damit ein Kontaktformular direkt im CRM landet, sind aber zwei getrennte Systeme mit unterschiedlichen Anforderungen an Sicherheit und Zugriff.
Bei einem sehr kleinen Team ohne komplexe Abläufe kann ein günstiges Standard-CRM oder eine gut geführte Tabelle vorerst ausreichen. Sobald Anfragen, Termine oder Mandate über eine einfache Liste hinauswachsen, oder Sie planen, einen KI-Agenten auf die Daten zugreifen zu lassen, zahlt sich ein eigenes System aus, weil es von Anfang an zu Ihren Abläufen passt statt später migriert werden zu müssen.
