Workflow-Automatisierung & Integrationen für KMU
Workflow-Automatisierung scheitert in österreichischen KMU selten an der Idee, sondern daran, dass die beteiligten Systeme nicht miteinander reden: E-Mail, Kalender, CRM, Buchhaltung, oft dazu eine Branchensoftware, die seit Jahren im Einsatz ist. Prozessautomatisierung bei Neuklick baut deshalb zuerst die Verbindung zwischen diesen Systemen auf, damit eine Angabe nur einmal eingetragen wird und dort bleibt, und darauf dann den durchgehenden Ablauf, der eine Anfrage automatisch von der ersten Erfassung bis zum Abschluss trägt. Jede Übergabe, die heute von Hand passiert, wird zu einem automatischen Schritt, ausgelöst durch ein klar definiertes Ereignis. Das eignet sich für Betriebe, bei denen mehrere Programme Teil desselben Ablaufs sind und Daten deshalb mehrfach eingetippt werden.
Für wen dieses Modul gedacht ist
- Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Formular herein, und jemand legt sie danach von Hand im CRM an, erstellt ein Dokument, trägt einen Termin im Kalender ein und schreibt eine Nachfassnachricht, mehrmals täglich.
- Der Ablauf hängt an drei oder vier Programmen in Folge, und wenn ein Schritt vergessen wird, etwa der Kalendereintrag, wartet ein Kunde ohne dass es jemand merkt.
- Dieselben Angaben werden zwei- oder dreimal eingetippt, in unterschiedlichen Systemen, mit dem Risiko, dass sich Tippfehler einschleichen oder der Status irgendwo veraltet.
- Das Geschäft wächst, aber die Person, die bisher als Verbindungsstück zwischen den Systemen agiert hat, verbringt inzwischen mehrere Stunden pro Woche nur mit dieser Übertragungsarbeit.
- Die Branchensoftware, mit der seit Jahren gearbeitet wird, hat keine offizielle Schnittstelle, nur einen Export als CSV, den jemand händisch in ein anderes System importiert.
- Eine neue Software soll eingeführt werden, aber niemand im Betrieb kann sagen, ob sie sich überhaupt sinnvoll an die bestehende Systemlandschaft anbinden lässt.
Was Sie erhalten
Bestandsaufnahme Ihrer Systemlandschaft
Wir prüfen, welche Ihrer Tools eine Schnittstelle anbieten, welche nicht, und was zwischen ihnen technisch überhaupt möglich ist, bevor irgendetwas gebaut wird. Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage, auf der der spätere Workflow aufsetzt.
Direkte Verbindungen zwischen Ihren Tools
Kundendaten, Termine oder Rechnungsposten wandern automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden, statt dass jemand sie ein zweites oder drittes Mal einträgt. Jede dieser Verbindungen ist zugleich der Baustein, aus dem der durchgehende Ablauf besteht.
Durchgehender Ablauf von Anfrage bis Abschluss
Auf den Verbindungen zwischen den Systemen läuft der komplette Weg einer Anfrage automatisch weiter, CRM-Eintrag, Dokumenterstellung, Kalenderbuchung, Nachfassnachricht, statt an jeder Station manuell neu zu starten.
Lösung für Systeme ohne Schnittstelle und für Ausfälle
Für Software ohne offizielle API finden wir einen funktionierenden Weg, etwa über einen automatisierten Export-Import, und legen offen, wo dieser Weg weniger robust ist als eine echte Schnittstelle. Ist eines der beteiligten Systeme kurzzeitig nicht erreichbar, wird der betroffene Schritt gespeichert und automatisch nachgeholt, statt die Daten stillschweigend zu verlieren.
Ein verlässlicher Datenstand
Es ist festgelegt, welches System bei welcher Angabe die führende Quelle ist, damit sich Kunden-, Termin- oder Rechnungsdaten nicht in zwei Systemen widersprechen. Das verhindert, dass zwei Mitarbeitende auf Basis unterschiedlicher Stände arbeiten.
Nachvollziehbares Protokoll und Übergabedokumentation
Sie sehen zu jeder Anfrage, welcher Schritt wann ausgelöst wurde und wo sie im Ablauf gerade steht. Jede Verbindung ist zusätzlich dokumentiert, welches System welchen Schritt unter welcher Bedingung auslöst, damit spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben, mit oder ohne uns.
So läuft es ab
Bestandsaufnahme & Ablauf aufnehmen
Wir erfassen Ihre bestehenden Systeme, welche Schnittstellen sie bieten, und gehen parallel den Ablauf durch: welche Programme beteiligt sind und wo heute von Hand übergeben wird.
Verbindungen aufbauen
Wir richten die Verbindungen zwischen den Systemen ein, legen fest, welches System bei welcher Angabe führend ist, und definieren, welches Ereignis welchen nächsten Schritt im Ablauf auslöst.
Testlauf
Der Ablauf läuft zunächst mit echten, aber unkritischen Fällen mit, damit Fehler auffallen, bevor der gesamte Betrieb darauf angewiesen ist.
Betrieb & Anpassung
Nach der Umstellung beobachten wir den laufenden Ablauf und die Verbindungen und passen beides an, wenn sich ein beteiligtes System oder Ihr Prozess ändert.
Aufbau- und Betriebskosten
Der Aufbau ist eine einmalige Investition: Sie deckt die Bestandsaufnahme der beteiligten Systeme, das Einrichten der Verbindungen zwischen ihnen und den durchgehenden Ablauf darüber sowie den Testlauf ab. Wie umfangreich das ist, hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und wie gut sich diese ansteuern lassen, deshalb steht der genaue Preis erst nach der Discovery-Phase als fixe Zahl fest. Der laufende Betrieb ist optional und deckt Überwachung, Fehlerbehebung und Anpassungen ab, wenn sich eines der beteiligten Systeme ändert.
Konkrete Preise stimmen wir im Erstgespräch ab. Alle Beträge exkl. USt. Häufig ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zur Workflow-Automatisierung
Oft ja, aber nicht immer auf demselben Weg. Manche Branchensoftware bietet keine API, sondern nur einen Datei-Export, etwa als CSV. In solchen Fällen bauen wir die Verbindung über diesen Export auf und sagen Ihnen vorab ehrlich, wo dadurch eine Grenze liegt, statt eine nahtlose Anbindung zu versprechen, die es technisch nicht gibt.
Der betroffene Schritt wird zurückgestellt und automatisch nachgeholt, sobald das System wieder erreichbar ist, es gehen dabei keine Daten verloren. Bei längeren Ausfällen bekommt eine zuständige Person eine Meldung, damit niemand unbemerkt auf eine Antwort wartet.
Sie haben eine feste Ansprechperson bei uns, keinen wechselnden Account-Manager. Ob wir den laufenden Betrieb weiter übernehmen oder die Dokumentation an Ihre eigene IT übergeben, entscheiden Sie, beides ist vorgesehen.
Ja. Ein zusätzliches System wird als eigener, klar abgegrenzter Zusatz behandelt, mit kurzer Abstimmung zum Aufwand und eigenem Fixpreis, statt einfach in den bestehenden Aufbau hineingerechnet zu werden.
Das hängt von der Zahl der beteiligten Systeme und davon ab, wie gut diese sich ansteuern lassen. Nach der Discovery-Phase nennen wir Ihnen einen konkreten Zeitrahmen, keine grobe Schätzung.
Nein, das Ziel ist, die Tools zu verbinden, die Sie bereits nutzen, nicht sie zu ersetzen. Nur wenn ein System technisch keine sinnvolle Anbindung zulässt, besprechen wir Alternativen offen mit Ihnen.
Wir arbeiten grundsätzlich über dokumentierte, vom Hersteller vorgesehene Schnittstellen. Ist ausnahmsweise ein Workaround nötig, etwa weil es keine offizielle API gibt, besprechen wir das offen mit Ihnen, inklusive der Frage, ob das mit den Nutzungsbedingungen des Herstellers vereinbar ist.
Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, ob sie offizielle Schnittstellen bieten und wie umfangreich der Ablauf ist, der darüber laufen soll. Der Aufbau wird deshalb erst nach der Discovery-Phase als fixe Zahl festgelegt, der laufende Betrieb ist optional und separat kalkuliert. Konkrete Zahlen nennen wir im unverbindlichen Erstgespräch, oft ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
