Dokumente & Angebote
Angebote automatisch erstellen klingt nach großem Aufwand, ist inhaltlich aber meist längst klar: Preisliste, Vorlage und Kundendaten liegen vor, nur das Zusammensetzen kostet jedes Mal Zeit. Der Dokumenten-Agent übernimmt genau diesen Schritt und zieht Angebote, Berichte und wiederkehrende Schriftstücke aus Ihren eigenen Vorlagen und Systemen zusammen. Er legt einen fertigen Entwurf vor, den jemand aus Ihrem Team prüft und freigibt, bevor irgendetwas das Haus verlässt. Das Modul eignet sich für Betriebe, bei denen Angebotserstellung oder Berichte regelmäßig anfallen und immer nach demselben Muster ablaufen.
Für wen dieses Modul gedacht ist
- Angebote entstehen aus derselben Vorlage, aber jemand tippt Positionen, Preise und Kundendaten jedes Mal von Hand ein.
- Wiederkehrende Berichte, etwa monatliche Auswertungen oder Statusupdates, kosten regelmäßig einen halben Tag reine Zusammenstellung.
- Zwischen Anfrage und Angebot vergehen Tage, nicht weil die Kalkulation schwierig ist, sondern weil niemand Zeit zum Formulieren findet.
- Unterschiedliche Personen im Team erstellen Angebote leicht unterschiedlich, wodurch der Auftritt nach außen uneinheitlich wirkt.
- Am Monatsende oder Quartalsende steht dieselbe Berichtsroutine an: Zahlen aus zwei, drei Quellen zusammensuchen und in ein gewohntes Format bringen.
- Ein Angebot muss oft in letzter Minute angepasst werden, etwa bei geänderten Mengen, und die Vorlage dafür wird jedes Mal neu durchsucht statt einfach aktualisiert.
Was Sie erhalten
Entwürfe aus Ihren eigenen Vorlagen
Der Agent erstellt Angebote, Berichte und wiederkehrende Schriftstücke auf Basis Ihrer bestehenden Vorlagen, Preislisten und Kundendaten. Es entsteht keine neue Vorlagensprache, die Ihr Team erst lernen müsste.
Fertig zur Prüfung, nicht zum Versand
Jeder Entwurf geht zuerst an eine Person aus Ihrem Team zur Kontrolle, der Agent verschickt nichts eigenständig an Kunden. Erst nach Freigabe durch eine Person geht ein Angebot hinaus, ausnahmslos.
Konsistenter Auftritt
Weil derselbe Agent alle Dokumente aus denselben Vorlagen erstellt, wirken Angebote und Berichte einheitlich, unabhängig davon, wer sie ausgelöst hat. Das reduziert auch die Nacharbeit, weil weniger Format-Korrekturen nötig sind.
Anbindung an Ihre Datenquellen
Preise, Kundendaten und Positionen zieht der Agent aus den Systemen, die Sie bereits nutzen, etwa CRM oder Warenwirtschaft, statt sie händisch zu übertragen. Ändert sich ein Preis dort, übernimmt der nächste Entwurf automatisch den aktuellen Stand.
Nachvollziehbare Bearbeitung
Sie sehen, welche Angaben automatisch übernommen und welche manuell ergänzt wurden, jederzeit nachvollziehbar. Das hilft besonders bei Rückfragen zu einem älteren Angebot, wenn niemand mehr genau weiß, wie ein Betrag zustande kam.
Umgang mit Sonderfällen
Passt eine Anfrage nicht ins übliche Muster, etwa eine ungewöhnliche Mengenstaffel oder ein Sonderrabatt, kennzeichnet der Agent den Entwurf als prüfbedürftig statt selbst zu improvisieren. So bleibt die Kontrolle dort, wo sie hingehört.
So läuft es ab
Vorlagen sichten
Wir sehen uns Ihre bestehenden Vorlagen, Preislisten und typischen Dokumente an und klären, welche sich am meisten wiederholen. Dabei wird auch sichtbar, wo heute uneinheitlich gearbeitet wird.
Aufbau
Der Agent wird mit Ihren Vorlagen und den relevanten Datenquellen verbunden, etwa CRM oder Preislisten. Die Struktur der Entwürfe orientiert sich an dem, was Ihr Team bereits gewohnt ist.
Prüfphase
Erste Entwürfe werden gemeinsam mit Ihrem Team durchgesehen, bis Format und Inhalt zuverlässig passen. Abweichungen werden in dieser Phase korrigiert, bevor der Regelbetrieb beginnt.
Go-Live
Der Agent erstellt Entwürfe im vereinbarten Umfang, jeder davon geht zur Freigabe an eine Person, bevor er das Haus verlässt. Änderungswünsche nach dem Start werden als kleine Anpassung nachgezogen, nicht als Neubau.
Preisgestaltung
Der Aufbau wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als fixer Einmalpreis festgelegt, abhängig von der Zahl der Vorlagen und angebundenen Systeme. Der laufende Betrieb ist optional und wird separat vereinbart.
Konkrete Preise stimmen wir im Erstgespräch ab. Alle Beträge exkl. USt. Häufig ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zum Dokumenten-Agenten
Nein. Der Agent erstellt einen fertigen Entwurf, den jemand aus Ihrem Team prüft und freigibt. Der Versand bleibt in jedem Fall bei Ihnen, es gibt keine Ausnahme davon.
Aus Ihrer Preisliste oder Ihrem System, etwa CRM oder Warenwirtschaft. Ändert sich ein Preis dort, übernimmt der Agent automatisch den aktuellen Stand, ohne dass jemand die Vorlage manuell nachziehen muss.
Solche Fälle erkennt der Agent und kennzeichnet den Entwurf als besonders prüfbedürftig oder übergibt ihn direkt an eine Person, statt selbst zu improvisieren. So bleibt die inhaltliche Entscheidung bei Ihrem Team.
Ja, das ist der Regelfall. Jeder Entwurf bleibt trotzdem einheitlich formatiert, unabhängig davon, wer ihn ausgelöst hat, wodurch Ihr Auftritt nach außen konsistent bleibt.
Sie bleiben auf europäischen Servern, DSGVO-konform und im Einklang mit dem EU AI Act. Die Daten werden ausschließlich für die Erstellung der Dokumente verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.
Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Vorlagen und Systeme angebunden werden und wie unterschiedlich diese heute schon sind. Er wird als fixer Einmalpreis nach einem kurzen Discovery-Gespräch festgelegt, der laufende Betrieb ist optional und separat kalkuliert. Konkrete Zahlen nennen wir im unverbindlichen Erstgespräch, oft ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Ja, sofern die entsprechenden Vorlagen in den jeweiligen Sprachen vorliegen oder gemeinsam mit uns angelegt werden. Der Agent hält sich dabei an dieselbe Vorlagenstruktur wie im deutschsprachigen Dokument.
Das hängt von der Zahl der Vorlagen und Systeme ab, typischerweise ist eine erste Prüfphase innerhalb weniger Wochen möglich. Einen konkreten Zeitrahmen nennen wir nach der Sichtung Ihrer Vorlagen im Erstgespräch.
