Telefon- & Sprachagent
Ein verpasster Anruf ist oft ein verpasster Auftrag. Der KI Telefonagent nimmt eingehende Anrufe entgegen, klärt das Anliegen in natürlicher Sprache, erfasst die wichtigsten Angaben und leitet weiter, an einen Termin, eine E-Mail oder direkt an einen Menschen aus Ihrem Team. Als Sprachagent für Ihr österreichisches Unternehmen ersetzt er kein Gespräch, das ein Mensch führen sollte, sondern übernimmt die Anrufe, die heute liegen bleiben. Er läuft DSGVO-konform auf europäischen Servern und ist in der Regel innerhalb von 1 bis 2 Wochen einsatzbereit.
Für wen ist das gedacht?
- Anrufe laufen ins Leere, weil niemand abheben kann, während das Team im Kundentermin oder in der Werkstatt ist.
- Immer wieder dieselben Fragen am Telefon: Öffnungszeiten, Preise, Verfügbarkeit, die eigentlich klar dokumentiert sind.
- Interessenten rufen an, um einen Termin zu vereinbaren, aber die Terminvergabe hängt an einer Person, die selten frei ist.
- Sie brauchen eine Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten, ohne dafür eine eigene Telefonzentrale aufzubauen.
- Die Rezeption ist mit einer Person besetzt, und wenn sie im Urlaub oder krank ist, bleibt das Telefon in dieser Zeit unbesetzt.
- Sie wachsen und merken, dass Anrufe inzwischen mehr Zeit kosten als eigentlich produktive Arbeit, aber eine zusätzliche Vollzeitkraft nur fürs Telefon rechnet sich nicht.
Was Sie erhalten
Ein Agent, der tatsächlich abhebt
Ein Sprachagent nimmt eingehende Anrufe entgegen, klärt in natürlicher Sprache das Anliegen und qualifiziert den Anruf, statt nur eine Ansage abzuspielen oder eine Warteschleife zu starten. Er versteht auch Umgangssprache und Rückfragen, nicht nur vorgegebene Menüpunkte.
Terminvereinbarung direkt im Gespräch
Der Agent bucht Termine direkt in Ihrem Kalender, inklusive Rückfragen zu Verfügbarkeit, Dauer und gewünschtem Mitarbeiter. Der Anrufer bekommt die Bestätigung noch während des Telefonats, ohne Rückruf und ohne auf eine E-Mail zu warten.
Klare Übergabe an Menschen
Bei komplexen, unklaren oder sensiblen Anliegen leitet der Agent an ein Teammitglied weiter, mit einer kurzen Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs statt einem kalten Transfer. Ist niemand sofort verfügbar, bietet er einen Rückruf an, statt den Anrufer in der Leitung warten zu lassen.
Anbindung an Ihr Firmenwissen
Der Agent antwortet auf Basis Ihrer tatsächlichen Preise, Öffnungszeiten und Abläufe, nicht mit generischen Standardantworten aus dem Internet. Ändert sich ein Preis oder eine Öffnungszeit, wird das an einer Stelle gepflegt und gilt sofort für jeden Anruf.
Gesprächsprotokolle und Zuordnung
Jeder Anruf wird protokolliert, zusammengefasst und der richtigen Person oder Abteilung zugeordnet, damit nichts im System verloren geht. Sie können jederzeit nachlesen, worum es in einem Gespräch ging, auch wenn Sie es nicht selbst geführt haben.
Auswertung, was am Telefon wirklich passiert
Sie sehen, wie viele Anrufe ankommen, worum es dabei geht und wie viele davon der Agent selbstständig lösen konnte. Das macht sichtbar, wo tatsächlich Bedarf besteht, statt sich auf Bauchgefühl zu verlassen.
Wie der Ablauf funktioniert
Anrufanalyse
Wir sichten mit Ihnen, welche Anrufe heute ankommen, welche sich wiederholen und welche tatsächlich menschliches Urteilsvermögen brauchen. Daraus ergibt sich, was der Agent übernehmen soll und wo die Grenze zur Übergabe an einen Menschen liegt.
Aufbau
Der Agent wird mit Ihrem Firmenwissen trainiert und an Telefonanlage, Kalender und bei Bedarf an Ihr CRM angebunden. Wir legen gemeinsam fest, welche Situationen automatisch an ein Teammitglied weitergeleitet werden.
Testphase
Wir testen den Agenten an echten Gesprächssituationen und typischen Sonderfällen, bevor er live geschaltet wird. Auffälligkeiten werden nachgeschärft, bevor ein echter Anrufer sie zu spüren bekommt.
Go-Live
Der Agent geht innerhalb von 1–2 Wochen live und nimmt Anrufe im echten Betrieb entgegen. In den ersten Wochen beobachten wir die Gespräche engmaschig und passen nach.
Preisgestaltung
Der Aufbau wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als fixer Einmalpreis festgelegt, abhängig von Anrufvolumen, Anzahl der angebundenen Systeme und Tiefe der Anpassung an Ihre Abläufe. Der laufende Betrieb, also Telefonie-Kosten und fortlaufende Anpassung, wird optional dazugebucht und separat abgerechnet.
Konkrete Preise stimmen wir im unverbindlichen Erstgespräch ab. Alle Beträge exkl. USt. Das Projekt ist häufig bis zu 50% über KMU.DIGITAL förderfähig.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zum Telefonagenten
Ja, der Agent stellt sich als das vor, was er ist. Wir setzen auf Transparenz statt Täuschung, das ist auch aus Sicht des EU AI Acts der richtige Weg, und die meisten Anrufer stört es nicht, solange ihr Anliegen gelöst wird.
Der Agent erkennt solche Situationen an Tonfall und Inhalt und leitet sofort an ein Teammitglied weiter, statt zu versuchen, das Gespräch selbst zu Ende zu führen. Eskalation ist bewusst eingebaut, nicht die Ausnahme.
Nein, die Stimme lässt sich an Ihre Marke anpassen, und die Antworten basieren auf Ihren tatsächlichen Abläufen, nicht auf Textbausteinen von der Stange. Trotzdem bleibt hörbar, dass es sich um einen Agenten handelt, das ist gewollt.
Ja, das klären wir im Erstgespräch anhand Ihrer bestehenden Telefonanlage und wie viele Standorte oder Rufnummern betroffen sind. Jeder Standort kann eigene Öffnungszeiten und Ansprechpartner hinterlegt bekommen.
Er sagt das offen, statt zu raten, und bietet an, entweder einen Rückruf zu vereinbaren oder direkt weiterzuleiten. Erfundene Antworten sind bewusst ausgeschlossen, das gilt gerade bei Preis- oder Vertragsfragen.
Der Preis richtet sich vor allem nach Anrufvolumen, wie viele Systeme angebunden werden, etwa Telefonanlage, Kalender oder CRM, und wie viel Anpassung an Ihre Abläufe nötig ist. Der Aufbau wird als fixer Einmalpreis nach einem kurzen Discovery-Gespräch festgelegt, der laufende Betrieb ist optional und wird separat abgerechnet. Die konkrete Zahl stimmen wir im unverbindlichen Erstgespräch ab, oft ist das Projekt bis zu 50% über KMU.DIGITAL förderfähig.
In der Regel innerhalb von 1 bis 2 Wochen ab Projektstart, abhängig davon, wie gut Ihre Preise und Abläufe bereits dokumentiert sind. Fehlt diese Grundlage noch, dauert der Aufbau entsprechend länger.
Österreichisches Deutsch inklusive gängiger Umgangssprache versteht der Agent zuverlässig, bei starkem Dialekt kann es in Einzelfällen zu Rückfragen kommen. Weitere Sprachen wie Englisch lassen sich ergänzen, das klären wir im Erstgespräch.
