Terminbuchung automatisieren
Terminabstimmung frisst Zeit, nicht weil sie kompliziert ist, sondern weil sie ständig unterbrochen wird. Mit einer KI-gestützten Terminvereinbarung stimmt der Termin-Agent Wunschtermine mit allen Beteiligten ab, bucht direkt in Ihren bestehenden Kalender und erinnert rechtzeitig, ohne dass jemand aus Ihrem Team dafür telefonieren oder E-Mails hin- und herschicken muss. Verschiebungen und Absagen laufen genauso automatisch, der Kalender bleibt jederzeit aktuell. Für Betriebe mit vielen wiederkehrenden Terminen, etwa Beratungen, Behandlungen oder Besichtigungen, ist das oft die spürbarste Entlastung im Tagesgeschäft.
Für wen dieses Modul gedacht ist
- Ein Termin braucht fünf E-Mails hin und her, bis ein Zeitpunkt für alle passt.
- Kunden rufen an, um einen Termin zu verschieben, und jemand muss den Kalender manuell nachziehen und alle Beteiligten informieren.
- No-Shows kosten Sie regelmäßig Zeit, weil niemand rechtzeitig erinnert.
- Mehrere Personen im Team führen eigene Kalender, und die Abstimmung zwischen ihnen läuft über Zuruf statt über ein System.
- Kunden wollen außerhalb der Geschäftszeiten einen Termin buchen und finden nur eine Telefonnummer, die dann niemand abhebt.
- Wiederkehrende Termine wie Kontrollen, Beratungsfolgetermine oder Wartungen werden von Hand nachverfolgt, und manche fallen dabei durch.
Was Sie erhalten
Automatische Terminabstimmung
Der Agent gleicht Wunschtermine mit den Kalendern aller Beteiligten ab und schlägt passende Zeitfenster vor, ohne dass jemand manuell nachschauen muss. Das funktioniert auch, wenn mehrere Personen aus Ihrem Team am selben Termin beteiligt sein müssen. Kunden erhalten meist innerhalb weniger Minuten einen Terminvorschlag.
Direkte Buchung im bestehenden Kalender
Termine werden in Ihrem vorhandenen Kalendersystem, etwa Outlook oder Google Calendar, angelegt, es entsteht kein separates Buchungstool. Alle Beteiligten sehen den Termin dort, wo sie ohnehin nachschauen. Das reduziert das Risiko, dass ein Termin doppelt oder gar nicht im Kalender landet.
Erinnerungen und Bestätigungen
Beteiligte erhalten automatisch eine Erinnerung vor dem Termin, wodurch sich die Zahl der No-Shows spürbar senken lässt. Zeitpunkt und Kanal der Erinnerung, etwa E-Mail oder SMS, legen Sie fest. Auf Wunsch bestätigt der Kunde den Termin aktiv, was zusätzliche Sicherheit gibt.
Umgang mit Verschiebungen
Wenn ein Termin verschoben oder abgesagt wird, aktualisiert der Agent den Kalender und informiert die übrigen Beteiligten, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss. Bei Bedarf schlägt er direkt einen Ersatztermin vor. So bleibt eine Absage nicht einfach eine Lücke im Kalender, sondern wird aktiv nachbearbeitet.
Regeln für Ihre Verfügbarkeit
Sie legen fest, welche Zeitfenster, Pufferzeiten und Ausnahmen gelten, der Agent hält sich strikt daran. Das gilt auch für unterschiedliche Regeln je Person oder Terminart, etwa längere Pufferzeiten nach bestimmten Terminen. Feiertage und Urlaubszeiten lassen sich ebenfalls hinterlegen.
Vorqualifizierung vor dem Termin
Bei Bedarf stellt der Agent vor der Buchung ein bis zwei kurze Fragen, um den Termin richtig einzuordnen, etwa welches Anliegen es ist oder wie viel Zeit einzuplanen ist. So kommt im Kalender nicht nur ein Zeitfenster an, sondern auch der Kontext, den Ihr Team für die Vorbereitung braucht. Das spart vor allem bei Erstterminen unnötige Rückfragen.
So läuft es ab
Analyse
Wir sehen uns an, wie Termine heute entstehen, welche Beteiligten typischerweise koordiniert werden müssen und welche Regeln dabei gelten. Dabei klären wir auch, welche Terminarten sich für eine vollautomatische Buchung eignen und welche weiterhin bestätigt werden sollen.
Anbindung
Der Agent wird an Ihren bestehenden Kalender und, falls nötig, an ein Buchungsformular auf Ihrer Website angebunden. Bestehende Regeln zu Verfügbarkeit und Pufferzeiten werden dabei direkt übernommen.
Testlauf
Eine Zeit lang bestätigt jemand aus Ihrem Team jede Buchung, bevor der Agent eigenständig bucht. So lässt sich vor dem produktiven Einsatz prüfen, ob die Vorschläge des Agenten tatsächlich zu Ihrem Alltag passen.
Go-Live
Der Agent koordiniert Termine im vereinbarten Umfang selbständig, inklusive Erinnerungen und Umbuchungen. Wir bleiben danach ansprechbar, falls sich Ihre Verfügbarkeitsregeln oder Terminarten ändern.
Preisgestaltung
Der Aufbau wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als fixer Einmalpreis festgelegt, abhängig von der Zahl der beteiligten Kalender und etwaigen Sonderregeln. Der laufende Betrieb ist optional und wird separat vereinbart.
Konkrete Preise stimmen wir im Erstgespräch ab. Alle Beträge exkl. USt. Häufig ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zum Termin-Agenten
Innerhalb der Regeln, die Sie festlegen, ja, etwa bei Standardterminen mit klaren Zeitfenstern. Bei Ausnahmen oder besonders wichtigen Terminen kann der Agent so eingestellt werden, dass er nur vorschlägt und ein Mensch final bestätigt.
Der Agent erkennt die Kollision anhand des Kalenders und schlägt Alternativen vor, statt einen Termin doppelt zu vergeben.
In der Regel ja, der Agent bindet sich an gängige Systeme wie Outlook, Google Calendar oder branchenübliche Terminplaner an. Welche Anbindung sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
Er aktualisiert den Kalender sofort, informiert die Beteiligten und kann, wenn gewünscht, automatisch nach einem Ersatztermin fragen.
Das legen Sie fest. Viele Kunden formulieren die Kommunikation bewusst so, dass sie zum eigenen Ton passt, unabhängig davon, wer im Hintergrund die Koordination übernimmt.
Der Preis richtet sich vor allem nach der Zahl der beteiligten Kalender und danach, ob es Sonderregeln wie unterschiedliche Terminarten oder Pufferzeiten gibt. Der Aufbau wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als fixer Einmalpreis festgelegt, der laufende Betrieb ist optional. Den konkreten Betrag stimmen wir im unverbindlichen Erstgespräch ab, häufig ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Ja, solche Termine lassen sich als Regel hinterlegen, sodass der Agent Folgetermine automatisch vorschlägt oder direkt einträgt, etwa eine Kontrolle sechs Monate nach der letzten Behandlung. Das entlastet vor allem Betriebe mit vielen planbaren Wiederholterminen.
Der Agent bietet weitere Zeitfenster an oder fragt gezielt nach einer bevorzugten Tageszeit, um die Auswahl einzugrenzen. Findet sich innerhalb der hinterlegten Regeln kein passender Termin, wird die Anfrage an einen Menschen weitergegeben, statt den Kunden mit einer Sackgasse allein zu lassen.
