E-Mail & Anfragen
Ein voller Posteingang ist selten das eigentliche Problem, die Zeit zum Sortieren fehlt. Mit einer KI-gestützten E-Mail-Automatisierung liest der E-Mail-Agent eingehende Anfragen, ordnet sie dem passenden Vorgang zu und beantwortet, was sich anhand Ihrer Vorlagen und Ihres Firmenwissens eindeutig beantworten lässt. Alles andere landet sortiert und vorbereitet im Postfach Ihres Teams, mit einem Antwortentwurf, wo das sinnvoll ist. So wird aus dem Posteingang wieder eine Liste, die man abarbeiten kann, statt eines Ortes, an dem sich alles staut.
Für wen dieses Modul gedacht ist
- Dieselben drei, vier Fragen kommen jede Woche per E-Mail, und jemand tippt jedes Mal dieselbe Antwort neu.
- Anfragen aus Kontaktformular, Website und mehreren Postfächern laufen unkoordiniert zusammen, niemand hat den Überblick, was schon beantwortet ist.
- Wichtige Anfragen gehen unter, weil sie zwischen Newslettern und internen Mails im selben Posteingang liegen.
- Ihr Team verbringt jeden Morgen die erste Stunde nur mit Sichten und Zuordnen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
- Eine Mitarbeiterin ist im Urlaub oder krank, und niemand weiß mehr, welche ihrer Anfragen schon beantwortet wurden und welche liegen geblieben sind.
- Anfragen zu Angeboten oder Aufträgen brauchen mehrere Tage Antwortzeit, weil sie erst manuell dem richtigen Vorgang zugeordnet werden müssen.
Was Sie erhalten
Automatische Triage
Eingehende E-Mails werden gelesen, kategorisiert und dem richtigen Vorgang oder der richtigen Person zugeordnet, noch bevor jemand aus Ihrem Team hineinschaut. Dabei erkennt der Agent auch Dringlichkeit und markiert entsprechend. So beginnt der Arbeitstag mit einer sortierten Liste statt mit einem ungeordneten Posteingang.
Antworten aus Ihrem eigenen Wissen
Wiederkehrende Fragen beantwortet der Agent auf Basis Ihrer Vorlagen und Unterlagen, in Ihrem Ton, nicht mit generischen Textbausteinen. Er erkennt Varianten derselben Frage, auch wenn sie anders formuliert ist als in der Vorlage. Bei mehrteiligen Anfragen beantwortet er den Teil, der eindeutig ist, und markiert den Rest für eine Person.
Klare Eskalationsregeln
Sie legen gemeinsam mit uns fest, welche Anfragen der Agent selbständig beantwortet und welche er nur vorbereitet oder direkt an einen Menschen weiterleitet. Diese Regeln lassen sich jederzeit nachschärfen, wenn sich zeigt, dass eine Kategorie doch genauer geprüft werden soll. Heikle oder unklare Fälle werden grundsätzlich nicht automatisch beantwortet.
Anbindung an Ihr bestehendes Postfach
Der Agent arbeitet in Ihrem vorhandenen E-Mail-System, etwa Outlook oder Gmail, es entsteht kein weiteres Tool, das jemand zusätzlich prüfen muss. Ihr Team sieht die Bearbeitung direkt im gewohnten Postfach. Das gilt auch für geteilte Team-Postfächer mit mehreren Zugriffsberechtigten.
Laufende Kontrolle über die Qualität
Sie sehen, welche Antworten automatisch verschickt wurden und welche zur Prüfung lagen, und können die Regeln jederzeit nachschärfen. Auf Wunsch erhalten Sie eine regelmäßige Übersicht über Anfragevolumen und Antwortzeiten. So bleibt die Automatisierung nachvollziehbar, statt zur Blackbox zu werden.
Vorbereitete Antwortentwürfe statt Leerlauf
Für Anfragen, die Ermessen erfordern, schreibt der Agent einen Antwortentwurf auf Basis des Verlaufs und Ihrer Vorlagen, den jemand aus Ihrem Team nur noch prüft und absendet. Das verkürzt die Bearbeitungszeit spürbar, auch wenn am Ende immer ein Mensch entscheidet. Gerade bei individuellen Anfragen, die sich nicht vollständig automatisieren lassen, spart das den größten Teil der Tipparbeit.
So läuft es ab
Sichtung
Wir analysieren Ihr E-Mail-Aufkommen: welche Anfragen sich wiederholen, welche Vorlagen es schon gibt und wo Fehler am teuersten wären. Daraus ergibt sich, welche Kategorien sich für eine vollautomatische Antwort eignen und welche immer bei einem Menschen bleiben sollten.
Aufbau
Der Agent wird an Ihr Postfach angebunden und mit Ihren Vorlagen, Ihrer FAQ und Ihrem Firmenwissen trainiert. Wir legen gemeinsam die Eskalationsregeln fest, bevor der Agent auf echte Anfragen trifft.
Testphase
Vor dem produktiven Einsatz prüft Ihr Team eine Zeit lang jede Antwort, bis die Regeln zuverlässig sitzen. In dieser Phase schärfen wir nach, wo der Agent zu vorsichtig oder zu forsch eingestellt ist.
Go-Live
Der Agent übernimmt den Posteingang im vereinbarten Umfang, mit den Eskalationsregeln, auf die Sie sich festgelegt haben. Danach begleiten wir den Betrieb weiter und passen die Regeln an, wenn sich Ihr Anfragenmix ändert.
Preisgestaltung
Der Aufbau wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als fixer Einmalpreis festgelegt, abhängig von Postfachvolumen und Anzahl der Anfragetypen. Der laufende Betrieb, inklusive Nachschärfen der Regeln, ist optional und wird separat vereinbart.
Konkrete Preise stimmen wir im Erstgespräch ab. Alle Beträge exkl. USt. Der Aufbau ist häufig bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zum E-Mail-Agenten
Nur für Anfragen, die Sie vorab als eindeutig definiert haben, etwa Standardauskünfte. Bei allem, was Ermessen erfordert, bereitet der Agent eine Antwort vor, die jemand aus Ihrem Team vor dem Versand freigibt.
Solche Fälle erkennt der Agent an Stichworten oder Kontext und leitet sie direkt an einen Menschen weiter, ohne selbst zu antworten.
Er berücksichtigt den Verlauf der jeweiligen Konversation, damit Antworten zum Kontext passen. Er durchsucht nicht Ihr gesamtes Archiv, außer Sie legen das ausdrücklich fest.
Ja, das ist der häufigste Fall. Der Agent arbeitet im geteilten Postfach und markiert, was er bereits bearbeitet hat, damit sich niemand doppelt meldet.
Auf europäischen Servern, DSGVO-konform. Es gibt keine Weitergabe an Dritte über das hinaus, was für den Betrieb des Agenten notwendig ist.
Der Preis hängt vor allem vom Postfachvolumen und der Zahl unterschiedlicher Anfragetypen ab, die der Agent unterscheiden muss. Der Aufbau wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch als fixer Einmalpreis festgelegt, der laufende Betrieb mit Nachschärfen der Regeln ist optional. Den konkreten Betrag besprechen wir im unverbindlichen Erstgespräch, oft ist der Aufbau bis zu 50 % über KMU.DIGITAL förderfähig.
Er ist in erster Linie auf die Zuordnung echter Kundenanfragen trainiert, nicht als Ersatz für Ihren Spamfilter gedacht. Auffällige oder verdächtige Nachrichten kategorisiert er niedrig oder markiert sie zur Prüfung, statt sie automatisch zu beantworten. Ihr bestehender Spam- und Virenschutz bleibt zusätzlich aktiv.
Nein, dafür bleibt er bewusst nicht zuständig, das sind Vorgänge mit zu hohem Fehlerrisiko für eine automatische Antwort. Er kann eine Anfrage aber korrekt dem passenden Vorgang zuordnen und einen Entwurf vorbereiten, den jemand aus Ihrem Team mit den passenden Zahlen ergänzt und freigibt.
