Firmenwissen digitalisieren
Firmenwissen digitalisieren heißt nicht, ein Wiki zu befüllen und zu hoffen, dass es jemand liest. Firmenwissen ist bei uns ein eigener Agent: das gesammelte Wissen Ihres Betriebs, von SOPs über Vorlagen und Preise bis zu den Handgriffen, die eine Kollegin seit 15 Jahren im Kopf hat, wird zu etwas, das man fragen kann. Eine neue Mitarbeiterin fragt, wie ein Ablauf funktioniert, statt eine Kollegin zu unterbrechen, ein Außendienstler bekommt unterwegs die aktuelle Preisliste, ohne anzurufen. Andere Agenten, etwa der Telefonagent, können später auf derselben Basis aufsetzen, das ist ein Nebeneffekt, nicht der Grund, warum man damit anfängt.
Für wen ist das gedacht?
- Eine neue Mitarbeiterin muss eingelernt werden, aber es gibt kein Dokument dazu, nur Kolleginnen und Kollegen, die man fragen kann.
- Die Person, die seit 15 Jahren alle Sonderfälle kennt, geht in absehbarer Zeit in Pension, und niemand hat ihr Wissen aufgeschrieben.
- Immer dieselben zwei oder drei Personen werden per Chat, Anruf oder über den Schreibtisch hinweg mit Rückfragen unterbrochen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.
- Preislisten, Vorlagen und Checklisten existieren in fünf verschiedenen Versionen auf unterschiedlichen Laufwerken, niemand weiß mehr, welche aktuell ist.
- Ihr Betrieb wächst, und neue Leute lassen sich nicht mehr wie früher einfach nebenbei einarbeiten.
- Sie planen später einen Telefon-, Chat- oder E-Mail-Agenten und wollen, dass er auf echtem Betriebswissen antwortet statt zu raten.
Was Sie erhalten
Ein Firmenwissen-Agent, den man fragen kann
Ihr Team stellt Fragen in normaler Sprache, etwa wie die Reklamationsabwicklung läuft oder was eine Leistung für Bestandskunden kostet, und bekommt eine Antwort aus Ihren echten Unterlagen, nicht aus dem allgemeinen Internetwissen eines Sprachmodells. Der Agent ist per Chat erreichbar, dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Bestandsaufnahme und Strukturierung
Wir sichten mit Ihnen, welche SOPs, Vorlagen, Preislisten und Checklisten es gibt, welche veraltet sind und welche fehlen. Das Material wird in ein einheitliches, durchsuchbares Format gebracht, bevor der Agent darauf aufsetzt, statt einfach alles ungeprüft einzuspielen.
Wissen, das nur im Kopf existiert, wird festgehalten
Wir befragen die Personen, die Abläufe und Ausnahmen seit Jahren im Kopf haben, und halten ihr Vorgehen schriftlich fest. Das betrifft oft genau die Sonderfälle, die nirgendwo dokumentiert sind, im Alltag aber ständig gebraucht werden.
Anbindung an bestehende Systeme
Der Agent wird in Tools eingebunden, die Sie bereits nutzen, etwa Notion, SharePoint, Slack oder Microsoft Teams, statt ein weiteres Werkzeug einzuführen, das dann doch niemand öffnet. So fragt Ihr Team dort, wo es ohnehin arbeitet.
Grundlage für weitere Agenten
Sobald Ihr Firmenwissen strukturiert vorliegt, können ein Telefon-, Chat- oder E-Mail-Agent später direkt darauf zugreifen, ohne dass das Material erneut aufbereitet werden muss. Das ist ein Zusatznutzen, kein Grund, ausgerechnet mit Firmenwissen zu starten, wenn Ihr eigentliches Problem heute woanders liegt.
Volles Eigentum am Ergebnis
Die fertige Wissensbasis gehört Ihnen. Sie können sie exportieren, selbst weiterpflegen oder später einem anderen Anbieter übergeben, ohne dass Sie an uns gebunden sind.
Was Betriebe damit zuerst lösen
Einarbeitung ohne Dauerunterbrechung
Neue Mitarbeitende fragen das System, wie ein Ablauf geht, statt jedes Mal eine Kollegin aus der Arbeit zu reißen. Die Antworten stammen aus Ihren echten Vorlagen und Abläufen, nicht aus dem Internet.
Wissen, das sonst in Pension geht
Wenn jemand nach Jahrzehnten aufhört, geht ein Teil des Betriebs mit. Die Handgriffe, Sonderfälle und Kundeneigenheiten, die nie jemand aufgeschrieben hat, werden abfragbar, solange die Person noch da ist. Wann man damit anfangen sollte, steht im Artikel zum Wissensverlust bei Pensionierung.
Auskunftsfähig unterwegs
Im Außendienst oder auf der Baustelle lassen sich die aktuelle Preisliste, die richtige Vorlage oder der vereinbarte Sonderfall zu einem Kunden abrufen, ohne im Büro anzurufen.
Wie der Ablauf funktioniert
Sichtung
Wir erfassen mit Ihnen, welche Unterlagen, Vorlagen und Abläufe es in Ihrem Betrieb gibt und wo Wissen nur mündlich existiert. Dabei zeigt sich meist schnell, welche zwei oder drei Personen im Alltag am häufigsten unterbrochen werden.
Strukturierung
Das gesammelte Material wird in ein einheitliches, durchsuchbares Format gebracht und dort abgelegt, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Lücken und Widersprüche zwischen verschiedenen Versionen werden dabei sichtbar und mit Ihnen geklärt.
Review und Testfragen
Sie prüfen das Ergebnis, und wir stellen dem Agenten typische Fragen aus dem Alltag, um zu sehen, ob die Antworten stimmen. Wo etwas fehlt oder nicht mehr zutrifft, passen wir an.
Übergabe
Ihr Team erhält Zugang zum Firmenwissen-Agenten und eine kurze Einführung, wie man ihn fragt. Das läuft in der Regel innerhalb von ca. 1 Woche.
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Wo Ihr Wissen liegt
Firmenwissen ist das, was Ihren Betrieb ausmacht: Preise, Konditionen, Abläufe, Kundeneigenheiten. Deshalb ist die Frage, wo das liegt und wer es sieht, keine Formalie. Wir hosten in der EU, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Beim Aufbau legen wir fest, welche Quellen überhaupt aufgenommen werden und wer auf welchen Teil zugreifen darf, denn nicht alles, was im Betrieb bekannt ist, gehört in ein System mit breitem Zugriff. Sobald Kundendaten betroffen sind, gilt die DSGVO, und wir legen offen, welche Komponente welche Daten verarbeitet. Wenn Sie das System später selbst betreiben wollen, ist das vorgesehen: Was aufgebaut wurde, gehört Ihnen, samt Zugängen.
Woher das Wissen kommt, und wo wir es aufnehmen
Sie müssen vorher nichts aufschreiben. Genau daran scheitern Wiki-Projekte: Sie verlangen die Arbeit zuerst. Wir gehen an das heran, was ohnehin existiert, also Angebote, Mails, Handbücher, Preislisten, Formulare und Chatverläufe, und bauen daraus die durchsuchbare Grundlage. Wo etwas nur in Köpfen liegt, holen wir es in ein bis zwei Gesprächen heraus, statt Ihnen eine Vorlage zum Ausfüllen zu schicken. In Wien machen wir das gern vor Ort, sonst remote.
Preisgestaltung
Der Aufbau ist ein einmaliger Aufwand: Sie zahlen für Bestandsaufnahme, Strukturierung und Anbindung, nicht für ein Abonnement. Der Umfang hängt davon ab, wie viele Unterlagen bereits vorliegen, wie viel davon nur mündlich existiert und erst erhoben werden muss, und wie viele Systeme angebunden werden. Der Fixpreis wird nach einem kurzen Discovery-Gespräch festgelegt. Ein laufender Betrieb für Pflege und Erweiterung der Wissensbasis ist optional und wird separat vereinbart.
Konkrete Preise stimmen wir im unverbindlichen Erstgespräch ab. Alle Beträge exkl. USt. Ob ein Teil davon gefördert werden kann, hängt daran, welches Programm gerade Anträge annimmt. Den geprüften Stand halten wir im Förderungs-Artikel aktuell.
Was der laufende Betrieb kostet, steht unter Betrieb & Betreuung, wo Ihre Daten liegen unter Hosting in Österreich & EU.
Alle Leistungen ansehenHäufige Fragen zum Firmenwissen-Agenten
Ein System, das Ihr Team per Chat fragen kann, wie einen internen Kollegen, der jede SOP, jeden Preis und jeden Ablauf kennt. Er basiert ausschließlich auf Ihren eigenen Unterlagen und dem Wissen Ihrer Mitarbeiter, nicht auf allgemeinem Internetwissen.
Ein Wiki muss man selbst durchsuchen und richtig verschlagworten, sonst findet man nichts. Der Firmenwissen-Agent beantwortet Fragen direkt in normaler Sprache und verweist bei Bedarf auf die Originalquelle, das ist der Unterschied zwischen Nachschlagen und Fragen.
Nein. Firmenwissen ist ein eigenständiger Agent mit eigenem Nutzen, kein Pflichtvorprodukt für alles andere. Andere Agenten profitieren davon, wenn er bereits existiert, Sie können aber genauso gut mit einem Telefon- oder Chatagenten starten.
Nein. Wir sichten den vorhandenen Stand gemeinsam mit Ihnen und bringen ihn im Zuge des Aufbaus in Ordnung, das ist Teil der Leistung, keine Voraussetzung dafür.
Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Unterlagen und Systeme einzubinden sind und wie viel Wissen nur mündlich existiert und erst erhoben werden muss. Es ist ein einmaliger Aufbau als Fixpreis, ein laufender Betrieb für Pflege und Erweiterung kommt optional dazu. Ob sich ein Teil davon fördern lässt, prüfen wir anhand der zum Projektzeitpunkt offenen Programme.
Wir befragen genau diese Person und halten ihr Vorgehen schriftlich fest, bevor es mit ihr den Betrieb verlässt. Das ist oft der wertvollste Teil des Aufbaus, gerade bei langjährigen Mitarbeitern.
Der Agent läuft auf europäischen Servern, DSGVO-konform. Zugriff auf sensible Kunden- und Personaldaten regeln wir vorab mit Ihnen, und Sie entscheiden, was in die Wissensbasis aufgenommen wird und wer darauf zugreifen darf.
Er sagt das offen und verweist an einen Menschen, statt eine Antwort zu erfinden. Das ist bewusst so gebaut: ein falsches Wissen wäre schlechter als gar keine Antwort.
